Aanmelding: 

Bij aanmelding van een cliënt volgt online registratie in het door ons gebruikte software systeem dat wordt geleverd en onderhouden door Intramed B.V.  

1) Fysio-Brielle registreert de volgende persoonsgegevens van haar cliënten: 

Registratie van de bij A en B genoemde gegevens vindt in het softwarepakket plaats in het zogenaamde  “patiëntendossier” bij de tabbladen “Algemeen” en “Financieel”. Registratie van de bij C genoemde gegevens vindt in het softwarepakket  plaats in het patiëntendossier bij het tabblad “behandelepisodes”  

2) Rolverdeling registratie persoonsgegevens
Aan de cliënt wordt direct bij aanmelding  de onder “A” genoemde benodigde gegevens opgevraagd. ID-registratie volgt wanneer de cliënt fysiek in de praktijk verschijnt.  De behandelaar zelf, een collega-behandelaar of de administratieve kracht hebben hiervoor de rechten.
Registratie van de onder “B” genoemde gegevens volgt bij controle op verzekeringsrecht. Dit gebeurt online via het softwarepakket waarin de gegevens worden ingevoerd. De rechtten hiervoor liggen bij de behandelaar zelf, een collega-behandelaar of de administratieve kracht. Alleen de behandelaar zelf heeft de rechten om de registratie van behandelgegevens , genoemd onder “C”  uit te voeren. 

3)  Het doel van het registreren van deze gegevens in het patiëntendossier is: 

• persoonsherkenning (naam, adres, woonplaats, geboortedatum, ID-registratie) 
• declaratie (onder persoonsherkenning genoemde gegevens + BSN nummer en verzekeringsgegevens) 
• contactgegevens (adres, telefoonnummer + e-mail adres) 
• Kwaliteitsonderzoek (e-mail adres) 
• werkinformatie en overdracht (behandelgegevens) 

4)  Beginselen van de persoonsgegevens verwerking 

• Minimale gegevensverwerking 

Alléén de bij 1)  onder A, B en C genoemde persoonsgegevens, worden geregistreerd. 

• Doelbinding 

De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en verwerkt in verband met de onder 3) genoemde doeleinden. 

• Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie 

De registratie van persoonsgeven vindt plaats met medeweten van de cliënt, waarbij duidelijk aangegeven wordt waarvoor deze registratie is. 

• Juistheid & opslagbeperking 

De gegevens worden indien nodig geactualiseerd bij aanmelding of wijziging binnen de bewaartermijn óf verwijderd na het bewaartermijn van 15 jaar. 

• Integriteit en vertrouwelijkheid.  

De gegevens worden uitsluitend registreert door de behandelaar zelf, een collega-behandelaar of de administratieve kracht  (zie hiervoor de rolverdeling onder 2) Genoemde personen zijn contractueel gebonden aan integriteit en verantwoordelijkheid. 

• Verantwoordingsplicht 

De praktijkhouders en collega-behandelaar, in persoon mevrouw van Rooijen en mevrouw van Aalst, zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de in de praktijk geregistreerde persoonsgegevens. 

5)  Organisatorische en technische maatregelen ter beveiliging 

Organisatorische maatregelen 

• Persoonlijke gegevens genoemd bij 1) onder A en B worden geregistreerd op gepaste afstand van derden. 
• Gegevens zoals genoemd bij 1) onder C worden uitsluitend geregistreerd in de behandelkamer met gesloten deur. 
• De eventueel op papier geregistreerde persoonlijke gegevens (zoals verslagen van verwijzers met daarop gegevens) zoals genoemd onder 1) worden maximaal voor de periode van 1 jaar bewaard buiten het zicht en bereik van derden, in een afgesloten kast. 

• De eventueel op papier geregistreerde persoonlijke gegevens (zoals verslagen van verwijzers met daarop gegevens) zoals genoemd onder 1) worden daarna nog maximaal 14 jaar op het woonadres van de praktijkhouder. 

Technische maatregelen 

• Wij gebruiken op alle computers en systemen persoonlijke wachtwoorden. 
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. 

• De softwareleverancier Intramed B.V. (Postbus 175, 2740 AD, Waddinxveen) zorgt voor de voldoende bescherming en afscherming van de software en de daarin geregistreerde gegevens.  Met hen is tevens een zogenaamde verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin de verantwoordelijkheden zijn beschreven. 
• Intramed past de volgende principes toe: 

• • Privacy by design houdt in dat er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor wordt gezorgd dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Er worden niet meer gegevens verzameld of gedeeld dan noodzakelijk. Tevens worden de gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel. 
  • Privacy by default houdt in dat technische en organisatorische maatregelen worden getroffen zodat standaard alleen die persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het bereiken van een specifiek doel. De standaardinstellingen van een product of dienst gaan uit van minimale dataverzameling van alleen relevante persoonsgegevens.

6)  Bewaartermijn persoonsgegevens 

15 Jaar na het afsluiten van het patiëntendossier wordt het patiëntendossier met de daarin vermelde persoonsgegevens vernietigd. Wanneer een cliënt in die tussentijd opnieuw in behandeling komt, wordt het patiëntendossier heropend, de persoonsgegevens geactualiseerde er wordt een nieuwe behandelepisode aangemaakt. Op het nieuwe behandeldossier is opnieuw de bewaartermijn van 15 jaar van toepassing. Behandelgegevens blijven, indien niet gerelateerd met een nieuwe klacht, afgesloten en daarvoor blijft de oorspronkelijke 15 jaar gehanteerd. 

7) Rechten van betrokkenen  

Cliënten hebben het recht op inzage, correctie en verwijdering van de bij 1) onder A en B genoemde persoonsgegevens. Tevens hebben zij hebben het recht op dataportabliteit: het gemakkelijk kunnen verkrijgen en doorgeven van hun gegevens. Wat betreft de behandelgegevens is het recht op dataportabiliteit  alleen van toepassing op  gegevens verstrekt door het gebruik van een meetinstrument, vragenlijst of gegevens die voortkomen uit observatie. Het recht van dataportabiliteit geldt niet voor gegevens die de cliënt niet direct of indirect heeft aangeleverd. (bijvoorbeeld conclusies van de behandelaar, diagnoses, vermoedens en behandelplannen) 

Kwaliteitswaarborg  

Bij Fysio-Brielle zijn alle therapeuten ingeschreven in het wettelijk BIG-register (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) en in het CKR (Centraal Kwaliteits Register). Dit register bewaakt de kwaliteit, stelt gedragsregels en behandelrichtlijnen op, regelt de klachtenprocedure en stimuleert wetenschappelijk onderzoek. 

Onderdelen van de kwaliteitswaarborg zijn onder meer deelname aan bij- en nascholingen, op de hoogte blijven van ontwikkelingen op het vakgebied en deelname aan intercollegiaal overleg in de regio. Alleen therapeuten die aan al deze eisen voldoen, worden toegelaten tot het KNGF-Centraal Kwaliteitsregister. 

Wij zijn lid van de beroepsorganisatie, het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie. De manueel therapeuten zijn georganiseerd in de Nederlandse Vereniging voor Manuele Therapie (NVMT). Deze beroepsvereniging is aangesloten bij het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie. 

Klachtenregeling  

U mag er van uitgaan dat onze fysiotherapeuten hun best doen om de best mogelijk zorg te bieden. Uiteraard kan het zijn dat dat niet altijd genoeg is. Bent u ontevreden en heeft u een klacht over de praktijk of over een therapeut? Dat is vervelend!  Het is belangrijk om dit kenbaar te maken. Voor uzelf, voor ons, voor andere patiënten en voor de kwaliteit van fysiotherapie. 

U bent ten alle tijden vrij om deze klacht met de betreffende therapeut of de praktijkeigenaren te bespreken. Samen in gesprek gaan vinden wij belangrijk. In dit gesprek zullen wij proberen om de klacht helder te krijgen en om tot een oplossing te komen naar ieders tevredenheid. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U kunt dan schriftelijk een klacht indienen aan de klachtencommissie van het KNGF. De klachtencommissie bemiddelt, stelt eventueel een onderzoek in en doet een aanbeveling.